Documentation

Qu'est-ce que Travel Expense ?

Travel Expense est l'application de gestion des déplacements et des notes de frais de la plateforme A13S. Elle couvre le cycle complet : créer un voyage, y rattacher des notes de frais (saisie manuelle, scan de reçu ou indemnités kilométriques), les soumettre à validation, puis exporter les écritures pour la comptabilité.

Connexion

La connexion passe par le SSO A13S : le même compte ouvre Travel Expense et toutes les autres apps de la plateforme. Aucun jeton n'est stocké dans le navigateur — la session vit dans un cookie httpOnly côté serveur. Se déconnecter de Travel Expense vous déconnecte de l'ensemble des apps.

Ce que vous voyez dépend de votre rôle

Travel Expense applique six rôles (lecteur, éditeur, délégué, approbateur, directeur, admin). Le menu latéral n'affiche que les écrans auxquels vous avez droit, et chaque route est également contrôlée côté serveur. Voir Équipe & rôles.

Naviguer entre les apps

Le logo, en haut de la sidebar, ouvre le sélecteur d'applications A13S — il n'y a plus de bouton « Apps » séparé. Sur mobile, la sidebar est remplacée par une topbar : son icône ouvre un menu plein écran, et le menu de compte s'ouvre également en plein écran.

La sidebar elle-même s'allège : Équipe, Paramètres, Changelog et Docs ne sont plus des liens séparés — ils vivent désormais dans le menu de l'avatar, en bas de la sidebar sur desktop comme dans le menu de compte sur mobile. Le numéro de version reste affiché discrètement en bas du rail.

Le menu de l'avatar héberge aussi la section « Comptes » : jusqu'à 5 comptes A13S peuvent y être liés, et vous basculez de l'un à l'autre en un clic, sans ressaisir votre mot de passe. « Ajouter un compte » en lie un nouveau, et chaque compte se déconnecte individuellement — ou tous ensemble via « Déconnexion de tous les comptes ».

Les indicateurs

L'écran d'accueil résume votre activité du mois : total approuvé, montant en attente de validation, et notes refusées. Les valeurs sont calculées sur vos notes de frais réelles — un compteur à zéro signifie simplement qu'il n'y a rien à afficher sur la période.

Notes récentes

La table liste vos dernières notes avec leur description, leur montant et leur statut. Cliquez une ligne pour ouvrir le détail de la note.

Répartition par catégorie

Le bloc « Répartition » ventile vos dépenses approuvées par catégorie (transport, hébergement, repas, divers) pour repérer d'un coup d'œil où part le budget.

Créer un déplacement

« Nouveau déplacement » ouvre un formulaire où vous renseignez le nom du voyage, les dates de début et de fin, l'objet ou motif, la destination et un budget prévisionnel. Le voyage sert de dossier : toutes les notes de frais qui lui sont rattachées s'y accumulent. Un voyage peut aussi se créer à la volée, sans quitter l'écran, depuis le calculateur d'indemnités kilométriques ou depuis le formulaire de note de frais. Un directeur ou un délégué peut créer ce voyage au nom d'une autre personne, qui en reste la voyageuse ou le voyageur.

Construire l'itinéraire

« Modifier l'itinéraire » ouvre un planificateur plein écran : à gauche, les trajets saisis dans l'ordre du déplacement, groupés par jour (adresse de départ et d'arrivée avec autocomplétion géocodée, mode de transport, véhicule et distance) ; à droite, une carte panoramique qui se dessine au fil de la saisie — un point par lieu, une branche par trajet. « Calculer depuis les adresses » remplit la distance routière, que vous gardez le droit d'ajuster. Les trajets se réordonnent par glisser-déposer (ou les flèches ↑↓), et plusieurs trajets peuvent tomber le même jour. Les séjours et les nuits se déduisent automatiquement. Juste après la création d'un voyage, le planificateur s'ouvre en « Étape 2 » facultative.

Le planificateur bloque les dates incohérentes : un trajet daté avant le précédent, ou hors de la plage du voyage, est signalé sous sa ligne et empêche l'enregistrement — « Réordonner par date » remet tous les trajets en ordre chronologique en un clic. Un bandeau « Aucun trajet de retour » apparaît si l'itinéraire ne revient pas à son point de départ, avec un bouton « Ajouter le trajet retour » qui pré-remplit le trajet (départ = dernière arrivée, arrivée = point de départ) ; un autre bandeau signale les jours à découvert, ni couverts par un trajet ni par une nuit d'hôtel déduite. Enregistrer confirme désormais le détail des nuits et des justificatifs attendus par nature, et met à jour la liste des voyages immédiatement.

Deux boutons distincts enregistrent l'itinéraire : « Enregistrer » sauvegarde et laisse la fenêtre ouverte pour continuer la saisie, tandis qu'« Enregistrer et fermer » sauvegarde puis referme le planificateur — mais seulement si l'enregistrement a réussi, pour ne jamais perdre votre saisie en cas de coupure réseau.

Budget prévu vs réel

La page voyage — partageable par lien — compare le budget prévu par nature (hôtel, indemnités kilométriques, repas) au montant réel déjà engagé, ce qui permet de voir un dépassement avant la clôture du déplacement. Un bouton génère en un clic les notes d'indemnités kilométriques prévisionnelles correspondant à l'itinéraire.

Justificatifs attendus

Le voyage prévoit un justificatif par nuit d'hôtel : chaque nuit porte sa propre case décochable et son estimation modifiable, si bien qu'une nuit passée chez un tiers se retire sans toucher aux autres. Le voyage liste aussi les billets et carburants attendus et signale ceux qui manquent encore. Dès qu'un reçu est scanné, Travel Expense propose de le rapprocher automatiquement du voyage correspondant.

Modifier ou supprimer

Un voyage reste éditable après création (dates, budget, motif). La suppression est définitive et ne retire pas les notes de frais déjà validées — celles-ci restent dans l'historique comptable.

D'un coup d'œil

Sur desktop, chaque carte voyage affiche une véritable mini-carte de la destination plutôt qu'un visuel générique.

Le cycle de vie d'une note

Une note de frais passe par quatre statuts :

• Brouillon — créée, encore modifiable, non soumise.
• En attente — soumise, en file de validation.
• Approuvée — validée par un approbateur, prête à exporter.
• Refusée — rejetée avec un motif ; vous pouvez la corriger et la resoumettre.

Créer une note

Trois chemins mènent à une note de frais : la saisie manuelle (description, montant, catégorie, date, voyage), le scan d'un reçu (voir la section suivante) et le calculateur d'indemnités kilométriques. Tous produisent le même objet — seule la manière de le remplir change. Si le voyage à rattacher n'existe pas encore, le formulaire et le calculateur permettent tous les deux de le créer à la volée, sans changer d'écran.

Un directeur ou un délégué peut désigner un autre bénéficiaire à la création : la note est alors imputée à cette personne — c'est elle qui sera remboursée — tandis que Travel Expense retient toujours qui l'a réellement saisie. Voir Équipe & rôles.

Notes avec invités, sans voyage

Une note qui indique des invités mais n'est rattachée à aucun voyage doit préciser un motif professionnel avant d'être soumise — cette exigence suit le barème URSSAF et protège le dossier en cas de contrôle.

Filtrer la liste

La page /expenses filtre par période (mois en cours, trimestre, plage personnalisée), par statut, par catégorie et par fourchette de montant. « Réinitialiser » remet tous les filtres à zéro.

Deux affichages sont disponibles : Tableau, dense, pour comparer des montants, et Cartes, plus lisible quand les reçus comptent. Sur mobile, la liste bascule automatiquement en cartes, avec une variante dédiée qui affiche le trajet et la distance pour les notes d'indemnités kilométriques.

Ce que vous voyez

Un lecteur ou un éditeur ne voit que ses propres notes. Approbateur, directeur, délégué et admin voient celles de toute la société. Ce périmètre est appliqué côté serveur, pas seulement dans l'écran.

Sur une liste ou une fiche à périmètre société, un petit avatar indique qui a saisi la note — il apparaît aussi dès que l'auteur diffère du bénéficiaire, même sur vos propres pièces. Un auteur non identifiable s'affiche en gris plutôt qu'avec un nom deviné ; c'est notamment le cas des notes créées avant l'introduction de cette traçabilité.

Photographier plutôt que saisir

La capture de reçu envoie la photo au moteur de lecture de la plateforme, qui en extrait le marchand, la date, le montant TTC et la TVA. Les champs reconnus préremplissent le formulaire de note de frais.

Cette lecture s'appuie sur un service d'intelligence artificielle tiers, situé hors de l'Union européenne, à qui l'image du justificatif est transmise. Le détail figure dans la politique de confidentialité. Le scan reste une commodité : vous pouvez toujours saisir une note à la main, sans qu'aucune image ne quitte la plateforme.

La lecture procède par étapes : elle commence par un modèle rapide et économique, puis un contrôle arithmétique vérifie que le résultat tient debout — que la TVA se réconcilie avec le total au taux annoncé, et que la ventilation somme juste. Si le compte n'y est pas, un modèle plus puissant reprend le justificatif. Un scan ne consomme qu'un seul crédit, quel que soit le nombre d'étapes.

Toujours relire

L'extraction est une proposition, pas une vérité : chaque champ reste modifiable avant l'enregistrement. Un ticket froissé, une photo floue ou un format inhabituel peuvent produire une valeur fausse — relisez le montant avant de soumettre.

Justificatif conservé

L'image du reçu est attachée à la note et reste consultable depuis son détail, ce qui permet à l'approbateur de vérifier la pièce sans vous la redemander.

Scanner en deux temps

Pressé ? « Enregistrer pour plus tard » classe la photo sans relancer d'analyse IA — vous revenez compléter les champs quand vous avez un instant, sans reperdre le reçu ni le rescanner.

TVA multi-taux et carte bancaire

Quand un reçu porte plusieurs taux de TVA (repas et alcool par exemple), l'extraction affiche la ventilation par taux. La note est également rapprochée automatiquement de votre carte de paiement enregistrée dans les Paramètres.

Le calculateur

Choisissez une adresse de départ et une adresse d'arrivée, un véhicule, et le calculateur détermine la distance du trajet puis le montant remboursable. Vos adresses connues apparaissent en puces cliquables pour remplir un champ en un clic, et un historique des adresses récentes retrouve vos derniers trajets. Un sélecteur permet de rattacher directement le calcul à un voyage, et un raccourci « Calculer un IK » est disponible depuis l'écran Notes de frais. Le résultat crée une note de frais en catégorie transport.

Barème

Le montant suit le barème kilométrique URSSAF en vigueur (millésime 2026, coefficients inchangés depuis l'arrêté 2023) : il dépend de la puissance fiscale du véhicule (en chevaux fiscaux) et s'applique désormais au cumul annuel par véhicule, avec un calcul marginal exact sur les tranches à 5 000 km et 20 000 km — pas un taux unique appliqué trajet par trajet. Un bandeau apparaît dès qu'un véhicule entre dans sa deuxième tranche ou au-delà pour expliquer le calcul. La majoration électrique/hybride s'ajoute par-dessus, et le barème reste versionné par année : une note calculée l'an dernier garde le barème de l'an dernier.

Compteurs et vue d'ensemble

La sidebar ouvre /ik, la section dédiée aux indemnités kilométriques. Elle affiche votre compteur d'exercice par véhicule (kilomètres cumulés, montant, tranche URSSAF en cours et progression vers le prochain seuil), et pour les approbateurs et les admins, un compteur d'équipe qui totalise les kilomètres cumulés de toute la société. La liste des trajets s'affiche au choix en cartes, avec une vraie mini-carte du trajet, ou en liste dense pour comparer davantage de lignes d'un coup.

Véhicule obligatoire

Une indemnité kilométrique ne peut plus se créer sans véhicule rattaché — le montant dépend du barème du véhicule et le compteur annuel se tient par véhicule. Les indemnités créées avant cette règle et restées orphelines se rattrapent en lot : choisissez un véhicule, sélectionnez les notes concernées, et l'attribution les range dans le compteur du véhicule choisi, sans changer leur montant déjà calculé.

Véhicules et adresses

Déclarez vos véhicules (libellé, plaque, carburant, chevaux fiscaux) et vos adresses fréquentes (domicile, bureau, autre) dans les Paramètres. Un véhicule et une adresse peuvent être marqués par défaut pour accélérer la saisie.

Voir et modifier une note kilométrique

Une note d'indemnité kilométrique ouvre sa propre vue détail, avec une carte du trajet : distance, véhicule utilisé et barème appliqué — le montant reste verrouillé sur ce barème, il ne se recalcule pas tout seul. Le bouton « Modifier le trajet » rouvre le calculateur pré-rempli avec les mêmes adresses et le même véhicule, et met à jour la note existante plutôt que d'en créer une nouvelle.

La file de validation

L'écran Validation regroupe toutes les notes en attente de décision, avec leur montant total en tête. Il est réservé aux approbateurs et aux admins.

Approuver ou refuser

Chaque note s'ouvre avec son justificatif et son contexte (voyage, catégorie, auteur). Approuver la rend exportable ; refuser demande un motif, transmis à l'auteur pour correction et resoumission.

Lire les dépenses dans le temps

L'écran Analytics agrège les dépenses par catégorie, par statut (approuvé / en attente / refusé) et retrace leur évolution mensuelle. La période est réglable (trimestre ou plage personnalisée).

Exporter la vue affichée

Le bouton « Exporter CSV » télécharge un vrai fichier des notes correspondant à la vue active (tous les voyages, un voyage précis ou les dépenses récurrentes).

Qui y a accès

Analytics est visible par les approbateurs, les directeurs et les admins, puisqu'il expose les montants de toute la société. Les délégués n'y ont pas accès : ils préparent la dépense, ils ne la pilotent pas.

Sortir les écritures

L'export produit un fichier des notes de frais filtrées par période, statut et catégorie, aux formats CSV et Excel. Le fichier contient les lignes réelles — date, auteur, voyage, catégorie, montant, TVA, statut — prêtes à être reprises en comptabilité.

Bonne pratique

Exportez sur le statut Approuvée : les brouillons et les notes en attente peuvent encore changer de montant.

Inviter un membre

Depuis Équipe, invitez une personne par email et attribuez-lui un rôle. Elle reçoit un email d'invitation qui lui ouvre l'accès à Travel Expense avec son compte A13S. Inviter et changer un rôle restent réservés aux admins ; les autres rôles à périmètre société (directeur, délégué, approbateur) consultent l'annuaire mais ne peuvent rien y modifier — utile pour mettre un nom sur l'auteur d'une note.

L'invitation elle-même ne propose que lecteur, éditeur et approbateur : on n'ouvre pas la dépense de toute la société à une adresse email qui n'a pas encore de compte. Directeur et délégué se donnent ensuite, depuis le sélecteur de rôle en face du membre.

Les six rôles

Saisir pour le compte d'un tiers

Directeur et délégué partagent une capacité propre : créer une note de frais ou un voyage en désignant qui en est le bénéficiaire. Cette personne reste celle qui sera remboursée ; Travel Expense conserve toujours qui a réellement saisi la pièce, distinctement. Un directeur ou un délégué ne peut désigner que quelqu'un de sa propre société.

Cette distinction se voit à l'écran : dès qu'une vue porte sur toute la société, ou que l'auteur d'une note diffère de son bénéficiaire, un petit avatar identifie qui l'a saisie. Un auteur qu'on ne peut pas identifier — notamment sur les notes et voyages créés avant cette fonctionnalité — s'affiche en gris plutôt qu'avec un nom deviné.

Profil

Votre prénom, votre nom et votre email s'affichent en lecture seule : cette identité est gérée par votre compte A13S, pas par Travel Expense. Le lien « Gérer mon compte » ouvre le hub pour la modifier.

Politique de dépenses

Les admins y règlent les règles de dépense appliquées à toute la société : plafond repas, plafond hôtel, justificatif obligatoire et année du barème kilométrique. Les autres membres consultent ces règles en lecture seule.

Véhicules & adresses

Les deux référentiels qui alimentent le calculateur d'indemnités kilométriques. Une adresse enregistrée est géocodée pour permettre le calcul de distance.

Cartes de paiement

Le registre des cartes de paiement associe un libellé (par exemple « Visa société ») aux 4 derniers chiffres seulement — il sert au rapprochement automatique des notes scannées. Coller un numéro de carte complet est refusé par le formulaire.

Crédits IA

Une jauge affiche votre consommation de scans du mois. L'offre Starter inclut 100 notes et 30 scans par mois, l'offre Pro (à vie) inclut des notes illimitées et 20 scans par mois. La jauge pleine, un pack de 50 scans supplémentaires s'achète pour 5 €, sans changer d'offre.

Intégrations

L'écran Intégrations est volontairement réduit à Google Agenda, avec la possibilité de lier plusieurs comptes : chaque compte connecté apparaît dans une liste (email, date de connexion) avec son propre bouton Déconnecter, et « Ajouter un compte Google » lie un compte supplémentaire. Chaque bouton visible fait réellement quelque chose — plus de carte « Bientôt » qui ne mène nulle part.