Politique de confidentialité
Ce que Travel Expense collecte, pourquoi, où cela va, et combien de temps c'est conservé.
Dernière mise à jour : 26 juillet 2026
Travel Expense est un outil de gestion des déplacements et des notes de frais destiné aux entreprises. Les données traitées sont celles que votre employeur et vous-même y saisissez pour justifier des frais professionnels.
Le principe qui gouverne tout le reste : aucune donnée n'est vendue, louée, ni utilisée à des fins publicitaires. Aucune donnée n'est utilisée pour entraîner un modèle d'intelligence artificielle. Aucun traceur publicitaire ni outil de mesure d'audience tiers n'est présent sur le service.
1. Qui est responsable du traitement
Le responsable du traitement est l'éditeur du service, identifié sur la page Mentions légales. Lorsque vous utilisez Travel Expense dans le cadre de votre entreprise, celle-ci est responsable de traitement pour les données de ses salariés, et l'éditeur agit comme sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD.
2. Données traitées et finalités
| Donnée | Pourquoi | Base légale |
|---|---|---|
| Identité et adresse e-mail professionnelle | Créer le compte, authentifier, rattacher à une société | Exécution du contrat |
| Notes de frais, montants, dates, marchands, catégories | Tenir la note de frais et permettre sa validation | Exécution du contrat |
| Images de justificatifs | Prouver la dépense et en extraire les montants | Exécution du contrat · obligation comptable |
| Adresses de départ et d'arrivée, distances, véhicules | Calculer les indemnités kilométriques au barème URSSAF | Exécution du contrat · obligation légale |
| Événements d'agenda Google (si vous connectez un agenda) | Vous proposer des déplacements à saisir | Consentement, révocable à tout moment |
| Journaux techniques (horodatage, code de réponse) | Sécurité et diagnostic de panne | Intérêt légitime |
3. Google Calendar
La connexion d'un agenda Google est facultative. Le service fonctionne entièrement sans elle ; elle sert uniquement à vous éviter de ressaisir des déplacements déjà présents dans votre agenda.
Ce à quoi nous accédons
Une seule autorisation est demandée : https://www.googleapis.com/auth/calendar.readonly, en lecture seule. Travel Expense ne peut ni créer, ni modifier, ni supprimer un événement, ni accéder à votre messagerie, vos contacts ou vos fichiers.
Ce que nous en faisons
Les événements de la période que vous consultez sont lus pour vous être présentés dans l'écran d'import. Vous choisissez lesquels convertir. Seuls les événements que vous sélectionnez explicitement sont enregistrés — leur titre, leurs dates et leur lieu — afin de justifier le déplacement créé. Les événements non sélectionnés ne sont pas conservés.
Ce que nous n'en faisons pas
Les données issues de Google ne sont ni vendues, ni transmises à des tiers à des fins publicitaires, ni utilisées pour entraîner un modèle d'intelligence artificielle. L'usage que Travel Expense fait des informations reçues des API Google respecte la Google API Services User Data Policy, y compris ses exigences d'usage limité (Limited Use).
Jetons et révocation
Le jeton d'accès à votre agenda est chiffré avant d'être stocké et n'est déchiffré que le temps d'une requête. Vous pouvez déconnecter l'agenda à tout moment depuis Réglages ▸ Intégrations : l'autorisation est alors révoquée auprès de Google puis le jeton est supprimé de nos bases. La révocation est également possible depuis votre compte Google.
4. Reconnaissance automatique des reçus
Lorsque vous photographiez un justificatif, l'image est transmise à Anthropic (Claude) pour en extraire le montant, la date, le marchand et la TVA. Le résultat vous est présenté pour relecture avant enregistrement — rien n'est enregistré sans votre validation.
Anthropic agit comme sous-traitant et n'utilise pas ces contenus pour entraîner ses modèles. Ce traitement a lieu hors de l'Union européenne ; il est encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne. Si vous ne souhaitez pas ce transfert, vous pouvez saisir vos notes manuellement : le scan est une commodité, jamais une étape obligatoire.
5. Sous-traitants et localisation
| Sous-traitant | Rôle | Localisation |
|---|---|---|
| OVHcloud | Hébergement de l'application et de la base de données | France |
| Cloudflare | Diffusion et stockage des images de justificatifs | Union européenne et hors UE |
| Anthropic | Lecture automatique des reçus | Hors UE (États-Unis) |
| Accès en lecture à votre agenda, si vous l'activez | Hors UE (États-Unis) | |
| Stripe | Encaissement des abonnements | Union européenne et hors UE |
| OpenStreetMap (Nominatim) et OSRM | Conversion des adresses en coordonnées, calcul des distances | Union européenne |
L'application et sa base de données sont hébergées en France. Les transferts hors UE listés ci-dessus sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne.
Travel Expense ne transmet jamais vos coordonnées bancaires : le paiement se déroule intégralement chez Stripe, et le service n'en conserve que le statut de l'abonnement.
6. Durées de conservation
- Notes de frais et justificatifs : dix ans à compter de la clôture de l'exercice, conformément aux obligations comptables françaises (article L.123-22 du code de commerce).
- Compte utilisateur : le temps de la relation contractuelle, puis suppression ou anonymisation dans les douze mois.
- Jetons d'agenda Google : jusqu'à la déconnexion de l'agenda, ou la révocation depuis votre compte Google.
- Journaux techniques : douze mois au maximum.
7. Vos droits
Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité, ainsi que du droit de définir des directives sur le sort de vos données après votre décès. Ces droits s'exercent à l'adresse de contact figurant sur la page Mentions légales.
Une réserve utile : lorsque vous utilisez Travel Expense via votre employeur, une demande d'effacement portant sur des notes de frais peut se heurter à l'obligation de conservation comptable rappelée ci-dessus. Dans ce cas, la demande est transmise à votre employeur, responsable de traitement.
Vous pouvez enfin introduire une réclamation auprès de la CNIL.
8. Cookies
Travel Expense ne dépose que les cookies strictement nécessaires à son fonctionnement : maintien de votre session et protection contre la falsification de requête. Aucun cookie publicitaire, aucun cookie de mesure d'audience, aucun traceur tiers — c'est pourquoi aucune bannière de consentement ne vous est présentée.
9. Sécurité
Les échanges sont chiffrés en transit (TLS). Les jetons de session et les jetons d'agenda sont chiffrés au repos. L'accès aux données est cloisonné par société et par rôle, et ce cloisonnement est vérifié côté serveur à chaque requête — jamais seulement dans l'interface.
10. Modifications
Toute évolution de cette politique est publiée sur cette page, avec sa date de mise à jour. Un changement substantiel touchant les données Google ou les sous-traitants est signalé dans les nouveautés du service.